Nossa vida é uma constante gestão de projetos

Já fazem alguns bons anos que os cursos e MBA’s em Gestão de Projetos invadiram o mercado de trabalho. Neles são ensinadas todas as metodologias e técnicas possíveis e quando você mergulha no assunto começa a escutar uma penca de termos, tais como Agile, Scrum, PMBOK, Design Thinking, Kanban, Framework e vários outros.

Eu mesmo fiz um MBA desses e posso dizer, sem medo de errar, que essas ferramentas, criadas para resolver problemas de projetos, podem ser aplicadas para resolver problemas da vida.

Isso porque a nossa vida é um grande projeto, amplo, complexo, com sub-projetos menores que se interconectam, com várias etapas e prazos. Viver é uma permanente gestão de projetos, de ações, de momentos e decisões fáceis e difíceis. Assim como acontece em todo projeto, a vida é viva, dinâmica e inconstante, havendo momentos para administrar crises e alegrias, altos e baixos. É por isso que nesse texto eu pretendo mostrar a você que entender de projetos é entender de vida (e vice-versa).

Não que eu pretenda falar sobre as ferramentas de gestão de projetos, essas informações estão aos montes pela internet. Na verdade, não importa muito aqui qual ferramenta e como você vai usar. Importa mais é perceber a vida como um conjunto de projetos, dos quais você precisa se tornar gestor, agarrando, tomando para si a responsabilidade e passando a conduzir os trabalhos e a tomar decisões conscientes.

Mas, o que mesmo significa gerir projetos? Veja abaixo o que eu penso e veja se isso tem a ver com a vida.

Gerir projetos é lidar com pessoas

Um bom líder de projetos deve ter uma visão humana sobre os acontecimentos. Entender com quem está lidando, quais as características e habilidades de cada peça de um time, quais anseios, objetivos, expectativas e frustrações dessas pessoas. Só assim ele consegue aproveitar o melhor de cada um dentro do contexto do projeto, sabendo inclusive quando abrir mão de alguém ou quando contratar pessoas com habilidades deficitárias no time.

Mas e no seu contexto de vida?

Bom, se você tem uma vida e vive, você caminha no tempo e no espaço, você está, portanto, construindo alguma coisa. O ser humano é um eterno construtor, se não produz nada ele simplesmente paralisa e definha, o que não pertence ao meu conceito de viver.

O primeiro desafio de quem vive (e eu imagino ser o seu caso) é lidar consigo mesmo. Você é a primeira pessoa com que você precisa conversar e negociar. Para passar pela vida tendo construído alguma coisa é preciso aprender a fazer isso com excelência, sabendo se conhecer, se municiar de conhecimentos e habilidades que faltam, abrir mão de excessos, se engajar por inteiro nas coisas, lidar com emoções de forma inteligente, encontrar motivação, analisar e saber quando agir.

Parece óbvio e é mesmo, mas falar nisso é importante porque se você não estiver plenamente engajado em algum projeto, jamais conseguirá engajar alguém. E por falar em engajar, você que vive, precisa estar o tempo todo conversando e articulando com pessoas. Saber engajá-las nos seus movimentos é outro passo crucial para conseguir qualquer coisa. Veja, um bebê sabe fazer isso, uma criança sabe engajar seus pais e parentes como ninguém.

O que as crianças têm de especial, já se perguntou?

Bom, não sei se tenho a resposta, talvez isso se dê pela fofura natural das criaturinhas, mas é fato que elas têm uma facilidade a mais: não precisam se preocupar tanto com os sentimentos e percepções das outras pessoas, pois a elas é dado o direito de experimentar, errar e falar "besteira".

Mas nós, adultos, não nos permitimos errar. Temos que gerenciar emoções o tempo todo, nossas e dos outros. Nos preocupamos em não ofender, em nos fazer entender, em sermos cordiais, em sermos bem interpretados, em sermos bem avaliados. Engajar os outros assim é muito mais difícil, pois o engajamento pressupõe que haja verdade em nossos gestos e palavras, mas se manter no campo da verdade em um mundo de aparências não é tarefa para amadores.

Enfim, como ninguém faz nada sozinho, tudo o que você empreende na vida, da mais simples meta ao mais ousado sonho, tudo requer engajamento, convencimento e mobilização. Portanto, se você entende a vida como uma grande gestão de projetos, a coisa pode ficar mais fácil para você.

Gerir projetos é controlar expectativas

Existe, no mundo da gestão de projetos, um termo chamado scope creep, que é usado (a grosso modo) para designar mudanças / ampliações nos objetivos iniciais do projeto que ocorrem no decorrer dele. Essas mudanças deixam qualquer GP (gerente de projetos) de cabelos em pé (ou sem cabelos), mas não deveria ser assim.

Assim como a vida, os projetos são fluidos (significado de creep), vivos, dinâmicos. Se objetivos mudam o tempo todo na vida, por que seria diferente com projetos? É por isso que saber lidar com mudanças é requisito básico para o tal do GP (existe até uma disciplina só para isso chamada gestão da mudança) e, no nosso contexto aqui, ouso dizer que é requisito básico para viver.

Não tem jeito, tudo muda, tudo flui. Quando chega a hora de mudar, não adianta resistir ou lutar, pois só vai ser pior para você e para todos a seu redor, por isso um gestor que não aceita mudanças no projeto não é bem visto pelos demais envolvidos.

Por outro lado, mudanças demais podem descaracterizar o projeto. Saber conhecer e testar novos cenários é diferente de migrar para o primeiro cenário novo que aparecer, simplesmente pela euforia da novidade. E aí não tem jeito, sempre vai haver o elemento de risco envolvido.

É preciso, portanto, saber quando mudar, quando a mudança vale à pena, quando vale correr o risco (seja ele de mudar ou de ficar parado). É assim nos projetos e é assim na vida.

Mas e quando não muda?

Olha, sinto dizer, mas isso não acontece. Estamos em constante mudança, por isso nossas expectativas variam conforme o tempo passa. É por isso que aquele seu chefe pede uma coisa na segunda-feira e muda de ideia na sexta-feira, depois do trabalhão que você teve e da semana saindo tarde todos os dias.

Então, não é só sobre gerenciar a mudança, mas também sobre alinhar, realinhar e re-realinhar as expectativas. Na vida ou nos projetos, você precisa fazer isso o tempo todo, com os outros e consigo mesmo. A chave aqui é a vigilância constante. Por mais que um objetivo não mude, algumas nuances podem mudar e essas nuances fazem parte do mundo das expectativas. Você cresce, amadurece e cria novas nuances. É preciso entender e respeitar isso em todos à sua volta, a começar por você mesmo.

Gerir projetos é administrar o tempo

Você que está no mundo dos vivos, provavelmente está também na estrutura do tempo. Há muita poesia sobre o que é o tempo, o que ele representa, como ele passa e não volta, tudo muito lindo. Mas não é o caso agora, aqui é preto no branco. O tempo passa em escala de segundos, minutos, horas, dias etc. Ele vai passar de qualquer forma e a maneira como você utiliza esse tempo é que vai dizer se o seu projeto / vida vai ser de poesia ou de tormenta.

Daqui há um ano você desejará ter começado hoje

Não estou falando do tempo relativo, que passa mais rápido ou devagar a depender do nível de tesão por aquilo que estamos fazendo, estou falando do tempo absoluto, aquele que pode ser medido e é igual para todos.

Conhecer o tempo que cada coisa leva para ser feita é crucial para planejar qualquer coisa. Uma pessoa tida por organizada costuma conhecer bem o tempo que leva cada coisa. Uma pessoa tida por pontual costuma transitar bem nesse tempo em que o tempo transita (sempre acabo indo para a poesia, não tem jeito).

Nos projetos e na vida, sem um bom domínio do tempo, sem um bom jeito de se organizar, se antever e lidar com os imprevistos, as chances de sucesso caem consideravelmente. Portanto, você que é gente e que tem sonhos, objetivos e metas, olhe com carinho para o tempo. Lembre-se que não é só sobre imprevistos, mas sobre qual é o melhor momento para cada tipo de ativividade. Eu falo bastante sobre isso no meu e-book Produtividade Antes das 8h.

Gerir projetos é usar bem os recursos

Na vida e nos projetos é preciso entender que muitas realizações que parecem impossíveis podem ser alcançadas com muita fé e trabalho. Mas também há que se entender que nem tudo será possível. Você pode alcançar muitos objetivos na vida, mas não pode alcançar todos eles de uma vez, é preciso escolher e priorizar!

A escolha faz parte da habilidade de gerir bem os recursos que você tem. O tempo é o principal deles, pois é o mais escasso. Você não pode fazer tudo, é preciso priorizar e focar.

Mas há outros tipos de recursos em gestão de projetos: financeiros, humanos, intelectuais. Aqui entra, por exemplo, saber colocar a melhor pessoa na melhor tarefa, saber negociar para gastar o mínimo possível com o máximo possível de ganhos.

Percebe como isso vale para a vida?

Gerir projetos é saber aonde se quer chegar

Qual é o seu objetivo de vida? Você tem um? Não estou falando da tal vocação que a gente passa anos querendo encontrar, estou apenas perguntando se você sabe o que tem buscado em sua vida na vida.

No que está investindo o seu tempo e seus recursos? Existem micro objetivos? Ou seja, você tem metas de vida? Sonhos que persegue ou deseja perseguir?

Um líder de projeto precisa saber exatamente o que está fazendo e porque está fazendo. Ele necessita ter um planejamento que leve em conta possíveis variáveis e que se antecipe a problemas e riscos que possam afastar a equipe do objetivo final. Ele sabe exatamente o que se deseja ao final do projeto, qual missão está cumprindo, qual a visão lá na frente, quais propósitos e valores estão envolvidos. Clichê? Muito, mas isso move pessoas (se o GP souber transmitir sem ser clichê, claro).

Me entristece profundamente ver um mar de pessoas cujo coração bate, mas não estão vivas, não estão em movimento. Ou, pior, estão se movimentando sem direção definida.

Vida e projetos são movimentos que precisam de ordem para cumprir seu objetivo. A liberdade não consiste em fugir disso (o nome disso é preguiça), mas em escolher o melhor movimento para a melhor direção em cada momento.

Gerir projetos é saber onde se está no caminho

Por fim, o líder de um projeto precisa estabelecer marcos no projeto. Eu chamo de metas, mas você pode encontrar com outros nomes (Sprints, KPI, entregáveis). A você que é da área, calma, eu sei que não são bem a mesma coisa, mas no fundo são jeitos de medir o que foi ou será entregue / alcançado em um período específico de tempo.

Se você não cria métricas, você e os demais envolvidos se dispersam pelo caminho. É preciso, de tempos em tempos, parar e avaliar onde se está na jornada, para saber o quanto se andou, o quanto falta, quando descansar e quando continuar.

Toda grande jornada rumo a um sonho precisa de metas que dividam essa grande realização em conquistas menores. É assim que funciona, sempre foi e sempre será. Só que as pessoas dão vários nomes a esse processo, mas é tudo a mesma coisa.

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Bem! Acho que eu consegui provar para você que viver é gerenciar um grande projeto, o maior de todos, o projeto da sua vida.

A sua vida é sim um grande projeto e precisa do melhor GP de todos: Você! Se você passar a encarar a vida assim, vai conseguir chegar mais longe e alcançar seus objetivos com mais facilidade.

Caso queira saber mais como planejar seus objetivos e ser produtivo na caminhada rumo à realização deles, leia o meu e-book Produtividade Antes das 8h. Vai ser muito útil para você.

Um beijo no coração.